Regulamin

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu MediCall (dalej: „Serwis”) oraz świadczenia usług AI recepcjonistki dla klinik medycyny estetycznej przez Ai Partners Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

2. Definicje

• Usługodawca — Ai Partners Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Częstochowie
• Usługobiorca — podmiot korzystający z Serwisu (właściciel kliniki medycyny estetycznej lub gabinetu)
• Serwis — platforma MediCall dostępna pod adresem www.medicallai.pl
• Usługa — usługa AI recepcjonistki i automatyzacji recepcji świadczona przez Serwis
• Maja — wirtualna asystentka głosowa (AI), stanowiąca rdzeń usługi
• Umowa — umowa o świadczenie usług zawarta między Usługodawcą a Usługobiorcą

3. Zakres usług

Usługodawca świadczy następujące usługi:

• AI Voice Agent (Maja) — odbieranie połączeń przychodzących 24/7
• Automatyczne umawianie wizyt i synchronizacja z kalendarzem Booksy
• Google Review Shield — system filtrowania i zbierania opinii Google
• Automatyczne przypomnienia SMS dla pacjentów
• Dashboard analityczny z raportami połączeń i rezerwacji
• Zaawansowane automatyzacje workflow (pakiet Enterprise)

4. Zawarcie umowy

Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta poprzez:

• Rejestrację w Serwisie
• Akceptację niniejszego Regulaminu
• Wybór pakietu abonamentowego po zakończeniu okresu próbnego w aplikacji lub skorzystanie z płatności uruchomionej wcześniej z poziomu Serwisu
• Konfiguracja i start produkcyjny w publicznych planach MediCall OS są wliczone w abonament zgodnie z aktualnym cennikiem na stronie Serwisu

5. Ceny i płatności

Ceny usług są określone w cenniku dostępnym w Serwisie. Kwoty abonamentu miesięcznego podawane są w złotych polskich (PLN) netto; do rozliczenia i na fakturze doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce (obecnie 23%). Płatności realizowane są poprzez wskazanego w procesie operatora płatności.

Po rejestracji Usługobiorca otrzymuje ograniczony czasowy dostęp do Serwisu (okres próbny w aplikacji) bez obowiązku podania karty płatniczej, na zasadach opisanych w Serwisie. Po zakończeniu tego okresu pełny dostęp do panelu wymaga wyboru pakietu i zawarcia subskrypcji z płatnością obsługiwaną przez operatora płatności.

Abonament odnawia się automatycznie w wybranym cyklu rozliczeniowym (miesięcznym albo rocznym), chyba że Usługobiorca zrezygnuje z usługi z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Publiczne plany MediCall OS obejmują wdrożenie i konfigurację w cenie abonamentu. Indywidualne oferty White-Glove dla sieci lub integracji na zamówienie mogą zawierać osobną jednorazową opłatę wdrożeniową wskazaną w ofercie.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cen z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. Zmiany cen nie dotyczą okresów już opłaconych przez Usługobiorcę.

6. Obowiązki Usługobiorcy

Usługobiorca zobowiązuje się do:

• Podawania prawdziwych i aktualnych danych firmy i kliniki
• Zachowania poufności danych dostępowych do Serwisu
• Korzystania z Serwisu zgodnie z prawem polskim i przepisami RODO
• Terminowego uiszczania opłat abonamentowych
• Nieudostępniania dostępu do Serwisu osobom trzecim bez zgody Usługodawcy

7. Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do:

• Świadczenia usług zgodnie z Regulaminem i wybranym pakietem
• Zapewnienia dostępności Maj AI na poziomie min. 99% czasu w miesiącu
• Zachowania poufności danych Usługobiorcy i danych pacjentów
• Zapewnienia bezpieczeństwa danych zgodnie z RODO
• Informowania o zmianach w Regulaminie z 30-dniowym wyprzedzeniem
• Wsparcia technicznego zgodnie z wybranym pakietem

8. Odpowiedzialność

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Przerwy w działaniu usług zewnętrznych (m.in. kalendarz, infrastruktura głosowa, płatności)
• Błędy w danych wprowadzonych przez Usługobiorcę
• Działania niezgodne z prawem podejmowane przez Usługobiorcę
• Szkody wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy (siła wyższa)
• Utratę potencjalnych przychodów wynikającą z niedostępności usługi

9. Rezygnacja z usługi

Usługobiorca może zrezygnować z usługi z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Rezygnacja następuje poprzez wysłanie wiadomości na adres kontakt@medicallai.pl lub poprzez formularz kontaktowy w Serwisie.

W przypadku rezygnacji z usługi, Usługobiorca zachowuje dostęp do Serwisu do końca opłaconego okresu rozliczeniowego. Jeżeli w danym momencie obowiązywała odrębna jednorazowa opłata wdrożeniowa (poza abonamentem), zasady zwrotu tej opłaty wynikają z treści oferty lub umowy indywidualnej.

10. Prawo odstąpienia od umowy

Zgodnie z art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta, Usługobiorca będący konsumentem nie ma prawa odstąpienia od umowy o świadczenie usług, jeżeli Usługodawca wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia utraci prawo odstąpienia od umowy.

W przypadku umów zawartych na odległość, konsument ma prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni bez podania przyczyny, chyba że usługa została w pełni wykonana za zgodą konsumenta.

11. Rozstrzyganie sporów

Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sądy właściwe zgodnie z przepisami prawa polskiego.

Konsumenci mają prawo skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Listę podmiotów uprawnionych do pozasądowego rozpatrywania sporów można znaleźć na stronie internetowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

12. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. O zmianach Usługobiorcy zostaną poinformowani z 30-dniowym wyprzedzeniem poprzez wiadomość email lub komunikat w Serwisie. Kontynuacja korzystania z Serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację.

13. Sztuczna inteligencja — Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act)

Świadczenie Usługi podlega przepisom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 w sprawie sztucznej inteligencji (dalej: „AI Act”). Poniższe postanowienia mają charakter informacyjny i nie zastępują indywidualnej oceny prawnej ani klasyfikacji systemu w konkretnym wdrożeniu.

• Role. W relacji do osób dzwoniących do kliniki Usługobiorcy, Usługodawca świadczy Usługę obejmującą udostępnienie systemu AI (Maja) — zgodnie z praktyką rynkową Usługodawca występuje jako dostawca tego systemu w ramach Umowy, a Usługobiorca jako podmiot stosujący go w swojej działalności gospodarczej.
• Przejrzystość wobec rozmówców (art. 50 AI Act). Jeżeli w danym kanale komunikacji nie jest to oczywiste z kontekstu, osoba kontaktująca się z kliniką musi być jasno poinformowana, że rozmawia z systemem sztucznej inteligencji (asystentem AI), w sposób zrozumiały, najpóźniej przy pierwszej interakcji. Usługobiorca odpowiada za spełnienie tego obowiązku wobec swoich pacjentów i klientów (np. skrypt powitalny, komunikat głosowy, informacja na stronie lub w nagraniu — zgodnie z wdrożeniem). Usługodawca wspiera wdrożenie w ramach konfiguracji i materiałów szkoleniowych przekazywanych Usługobiorcy.
• Treści generowane i ograniczenia. Odpowiedzi i propozycje asystenta Maja mogą zawierać błędy lub nieścisłości. Usługa służy do obsługi recepcyjnej i organizacyjnej; nie zastępuje konsultacji medycznej, diagnozy ani decyzji klinicznych — za te odpowiada wyłącznie uprawniony personel kliniki.
• Kompetencje (art. 4 AI Act). Usługodawca i Usługobiorca podejmują działania zmierzające do zapewnienia personelowi współpracującemu z systemem AI odpowiedniej świadomości możliwości i ograniczeń takich systemów w zakresie ich zadań zawodowych.

Klasyfikacja systemu (w tym ewentualny status systemu wysokiego ryzyka) zależy od sposobu i miejsca używania oraz aktualnych wytycznych wykonawczych; w razie zmian przepisów lub interpretacji strony dostosują świadczenie Usługi do obowiązujących wymagań.

14. Kontakt

W sprawach dotyczących Regulaminu można kontaktować się: