Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z serwisu MediCall (dalej: „Serwis”). MediCall to produkt MAVERNO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ — AI Recepcjonistka dla klinik medycyny estetycznej.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

3. Zakres przetwarzanych danych

W ramach świadczenia usług przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane właściciela kliniki: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane firmy (NIP, adres)
• Dane pacjentów kliniki: imię, numer telefonu (przekazywane przez właściciela w ramach obsługi rezerwacji)
• Nagrania rozmów z Maja AI — w celach diagnostycznych i poprawy jakości usługi
• Dane dotyczące rezerwacji i wizyt
• Dane dotyczące korzystania z Serwisu (logi, statystyki)
• Dane płatnicze — przetwarzane przez Stripe (Usługodawca nie przechowuje danych kart)

3a. Przetwarzanie przez usługi AI

W celu świadczenia usług Serwis korzysta z zewnętrznych modeli sztucznej inteligencji:

• ElevenLabs (Maja Voice AI) — prowadzenie rozmów głosowych z pacjentami kliniki. Rozmowy mogą być nagrywane i transkrybowane w celach diagnostycznych i poprawy jakości. Przekazanie danych do USA odbywa się z zastosowaniem standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
• Google (Gemini AI) — generowanie treści analitycznych i raportów. Dane wejściowe przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do wygenerowania treści.
• Supabase — uwierzytelnianie (Supabase Auth), baza danych aplikacji oraz utrzymanie sesji zalogowanego użytkownika w panelu (cookies po stronie serwera).

4. Cel przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Świadczenie usług AI recepcjonistki i automatyzacji recepcji
• Obsługa rezerwacji i przypomnień dla pacjentów kliniki
• Komunikacja z Użytkownikami (wsparcie techniczne, powiadomienia)
• Realizacja obowiązków prawnych (faktury, RODO)
• Poprawa jakości usługi (analiza rozmów z Maja AI)
• Marketing własnych produktów i usług (za zgodą lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu)

5. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie:

• Wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
• Zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
• Prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

6. Prawa Użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO)
• Sprostowania danych (art. 16 RODO)
• Usunięcia danych (art. 17 RODO)
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Przenoszenia danych (art. 20 RODO) — dane dostępne w formacie JSON/CSV na żądanie
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa UODO (art. 77 RODO)

Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować na adres: kontakt@medicall.pl. Rozpatrujemy je w ciągu 30 dni. Po zakończeniu umowy dane dostępne są do eksportu przez okres 90 dni.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. przepisy podatkowe — 5 lat, rachunkowe — 6 lat). Dane konta usuwane są w ciągu 90 dni od zakończenia umowy, o ile Użytkownik nie wnioskuje o wcześniejsze usunięcie.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, w tym:

• Szyfrowanie połączeń SSL/TLS
• Szyfrowanie danych wrażliwych w bazie danych
• Regularne kopie zapasowe danych
• Ograniczony dostęp do danych (zasada minimalnych uprawnień)
• Monitoring i logowanie dostępu do systemu
• Regularne aktualizacje zabezpieczeń

9. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu:

• Zapewnienia prawidłowego działania Serwisu (sesja użytkownika)
• Zapamiętywania preferencji użytkownika
• Analizy statystyk korzystania z Serwisu

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej. Wyłączenie cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu.

10. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich (poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) wyłącznie gdy zapewnione są odpowiednie gwarancje ochrony danych zgodnie z RODO, w tym standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Dotyczy to:

• ElevenLabs, Inc. (USA) — usługa Maja Voice AI
• Google LLC (USA) — Gemini AI (Google GenAI) oraz logowanie przez konto Google OAuth (serwery w EU, o ile wybrano region UE)
• Supabase, Inc. (USA) — hosting bazy danych (serwery w regionie EU)
• Vercel, Inc. (USA) — hosting aplikacji (serwery w regionie EU)
• Stripe, Inc. (USA) — obsługa płatności (serwery w regionie EU)

11. Zmiany w Polityce prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez komunikat w Serwisie lub wiadomość email. Kontynuacja korzystania z Serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z nami: